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La Mailroom è una casella postale centrale. I documenti vengono caricati e analizzati in questo box e inoltrati ad altri box secondo le impostazioni definite. Per utilizzare Mailroom, è necessario attivare la funzione.

Nelle impostazioni di DeepO viene creato un nuovo registro "Mailroom" per la box dei contatti memorizzata. In questo registro è necessario bloccare gli inoltri.
Per ogni indirizzo di fatturazione deve essere selezionato un Advanced Box. Per la definizione dell'inoltro sono disponibili gli indirizzi che sono memorizzati nel registro "Impostazioni box" sotto "Recapiti" del rispettivo box.

Una volta caricati i file nel box Mailroom, i documenti vengono analizzati. Non appena viene riconosciuto un indirizzo memorizzato nelle impostazioni, il documento viene inoltrato alla casella corrispondente.
Se viene riconosciuto un indirizzo non memorizzato nelle impostazioni della Mailroom, l'inoltro deve essere avviato manualmente. Se il file viene aperto nell'editor, viene visualizzato un messaggio che indica che il documento non può essere inoltrato automaticamente.

Campi di applicazione
La box Mailroom trova la sua applicazione quando, ad esempio, si lavora con divisioni aziendali in Abacus. È necessario aprire un Advanced Box per ogni divisione. L'ordinamento o la distribuzione delle ricevute alle singole divisioni non devono essere per forza effettuati manualmente ma possono essere automatizzati.
La casella postale centrale inoltra i documenti ai rispettivi box delle divisioni e da lì le ricevute possono essere trasmesse ad Abacus.